Datenschutzerklärung

§ 1 Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und anderer nationaler Datenschutzgesetze sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist:

§ 2 Allgemeines zur Datenverarbeitung

1. Wir verarbeiten personenbezogene Daten unserer Nutzer und Geschäftspartner grundsätzlich nur, soweit dies zur Bereitstellung unserer Leistungen, zur Vertragserfüllung oder aufgrund einer gesetzlichen Verpflichtung erforderlich ist.
2. Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt regelmäßig nur nach Einwilligung des Betroffenen, es sei denn, die Verarbeitung ist durch gesetzliche Vorschriften gestattet.
3. Rechtsgrundlagen:
   • Einwilligung: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO
   • Vertragserfüllung: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
   • Rechtliche Verpflichtung: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO
   • Berechtigte Interessen: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO

§ 3 Erhebung und Speicherung personenbezogener Daten

1. Bei Kontaktaufnahme per E-Mail oder Kontaktformular:
   • Name, Vorname
   • E-Mail-Adresse
   • Telefonnummer (sofern angegeben)
   • Firmenname und Anschrift (bei Geschäftskunden)
   • Inhalt der Nachricht
   • Datum und Uhrzeit der Kontaktaufnahme

   Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse).

2. Bei Vertragsschluss (Kunden und Lieferanten):
   • Firmenname, Rechtsform, Handelsregisternummer
   • Name und Kontaktdaten der Ansprechpartner
   • Bankverbindung (IBAN, BIC)
   • USt-IdNr. / Steuernummer
   • Lieferadressen
   • Bestellhistorie, Rechnungsdaten

   Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).

3. Bei Beratungsprojekten (KI):
   • Projektbezogene Daten und technische Anforderungen
   • Zugangs- und Systemdaten (sofern für das Projekt erforderlich)
   • Protokolle und Projektdokumentation

   Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Bei personenbezogenen Bilddaten (Kamerasysteme): gesonderte AVV gemäß Art. 28 DSGVO.

§ 4 Zwecke der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten zu folgenden Zwecken:

1. Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (Angebotserstellung, Beratung)
2. Erfüllung vertraglicher Pflichten (Lieferung, Rechnungsstellung, Support)
3. Kundenbetreuung und Kommunikation
4. Buchführung und steuerliche Pflichten (AO, HGB, UStG)
5. Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen
6. Gewährleistung der IT-Sicherheit und des Geschäftsbetriebs

§ 5 Weitergabe von Daten an Dritte

1. Eine Übermittlung personenbezogener Daten an Dritte erfolgt nur, soweit dies zur Vertragserfüllung erforderlich ist, eine gesetzliche Verpflichtung besteht oder der Betroffene eingewilligt hat.
2. Empfänger können sein:

   Empfänger	Zweck	Rechtsgrundlage
   Steuerberater	Buchführung, Steuererklärungen	Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO
   Bankinstitute	Zahlungsabwicklung	Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
   Logistikdienstleister	Warenversand	Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
   IT-Dienstleister (Strato)	Hosting, E-Mail	Art. 28 DSGVO (AVV)
   Behörden	Gesetzliche Meldepflichten	Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO

3. Eine Übermittlung in Drittländer (außerhalb der EU/des EWR) findet grundsätzlich nicht statt. Sollte dies erforderlich sein, erfolgt die Übermittlung nur auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses (Art. 45 DSGVO) oder unter Verwendung von Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).

§ 6 E-Mail-Kommunikation

1. Unsere geschäftliche E-Mail-Kommunikation erfolgt über die Strato AG, Otto-Ostrowski-Str. 7, 10249 Berlin. E-Mails werden auf Servern in Deutschland verarbeitet und gespeichert.
2. Zur Organisation eingehender E-Mails setzen wir eine lokale, automatisierte Sortierung ein. Diese erfolgt ausschließlich regelbasiert anhand von Betreffzeilen und Absenderadressen. Es findet keine inhaltliche Analyse der E-Mail-Texte statt.
3. E-Mails werden nicht automatisch weitergeleitet, gelöscht oder beantwortet. Antwort-Entwürfe werden ausschließlich als Entwurf gespeichert und erst nach manueller Prüfung versendet.

§ 7 Website (www.torrent-view-systems.com)

1. Server-Logfiles: Bei jedem Zugriff auf unsere Website werden automatisch Informationen erfasst:
   • IP-Adresse des anfragenden Rechners
   • Datum und Uhrzeit des Zugriffs
   • Name und URL der abgerufenen Datei
   • Verwendeter Browser und Betriebssystem
   • Referrer-URL (zuvor besuchte Seite)

   Diese Daten werden ausschließlich zur Sicherstellung eines störungsfreien Betriebs ausgewertet. Eine Zusammenführung mit anderen Datenquellen wird nicht vorgenommen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

2. Cookies: Unsere Website verwendet ausschließlich technisch notwendige Cookies. Es werden keine Tracking-, Analyse- oder Werbe-Cookies eingesetzt. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, § 25 Abs. 2 TDDDG.
3. Kontaktformular: Sofern vorhanden, werden die eingegebenen Daten (Name, E-Mail, Nachricht) zur Bearbeitung der Anfrage verarbeitet. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
4. SSL/TLS-Verschlüsselung: Unsere Website nutzt eine SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung für die sichere Datenübertragung.

§ 8 KI-gestützte Systeme und Kamerasysteme

1. Soweit wir im Rahmen von Beratungs- oder Implementierungsprojekten KI-gestützte Kamerasysteme oder Bildverarbeitungssysteme einsetzen oder bereitstellen, erfolgt die Verarbeitung personenbezogener Daten ausschließlich im Rahmen der vertraglichen Vereinbarungen und unter Beachtung der DSGVO.
2. Für Projekte mit personenbezogenen Bilddaten wird eine gesonderte Auftragsverarbeitungsvereinbarung (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO geschlossen.
3. Eine Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) gemäß Art. 35 DSGVO wird durchgeführt, soweit die Verarbeitung voraussichtlich ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen zur Folge hat.
4. Die Verantwortlichkeit für den Betrieb der Systeme liegt beim Auftraggeber als Verantwortlichem im Sinne der DSGVO, sofern nicht vertraglich anders geregelt.

§ 9 Speicherdauer

1. Personenbezogene Daten werden gelöscht oder gesperrt, sobald der Zweck der Speicherung entfällt, es sei denn, gesetzliche Aufbewahrungsfristen stehen dem entgegen.
2. Gesetzliche Aufbewahrungsfristen:

   Datenart	Frist	Rechtsgrundlage
   Handelsbriefe (Angebote, Bestellungen)	6 Jahre	§ 257 HGB
   Buchungsbelege, Rechnungen	10 Jahre	§ 147 AO, § 14b UStG
   Verträge und Geschäftskorrespondenz	6 Jahre	§ 257 HGB
   Steuerlich relevante Unterlagen	10 Jahre	§ 147 AO
   Projektdokumentation	Vertragsdauer + 3 Jahre	§ 195 BGB

3. Nach Ablauf der Frist werden die Daten routinemäßig gelöscht.

§ 10 Rechte der betroffenen Personen

Sie haben folgende Rechte hinsichtlich Ihrer personenbezogenen Daten:

Zur Ausübung Ihrer Rechte: info@torrent-view-systems.com

§ 11 Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

1. Sie haben das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde gemäß Art. 77 DSGVO.
2. Zuständige Aufsichtsbehörde:
   Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA)
   Promenade 18, 91522 Ansbach
   Telefon: +49 (0) 981 180093-0
   E-Mail: poststelle@lda.bayern.de
   Website: www.lda.bayern.de

§ 12 Datensicherheit

1. Wir treffen technische und organisatorische Maßnahmen (TOM) gemäß Art. 32 DSGVO:
   • Verschlüsselte Übertragung (SSL/TLS, IMAP über SSL)
   • Passwortgeschützte Systeme und sichere Passwortverwaltung
   • Regelmäßige Datensicherung (Backups)
   • Zugangs- und Zugriffskontrolle
   • Aktuelle Software und Sicherheitsupdates
2. Wir weisen darauf hin, dass die Datenübertragung im Internet Sicherheitslücken aufweisen kann. Ein lückenloser Schutz ist nicht möglich.

§ 13 Datenschutzbeauftragter

Wir sind als Einzelunternehmen mit weniger als 20 Beschäftigten gemäß § 38 Abs. 1 BDSG nicht zur Bestellung eines Datenschutzbeauftragten verpflichtet. Für datenschutzrechtliche Anfragen wenden Sie sich an den Verantwortlichen (siehe § 1).

§ 14 Aktualität und Änderung dieser Datenschutzerklärung

1. Diese Datenschutzerklärung ist aktuell gültig (Stand: Februar 2026).
2. Durch Weiterentwicklung unserer Dienstleistungen oder geänderte gesetzliche Vorgaben kann eine Anpassung notwendig werden.
3. Die aktuelle Fassung ist unter www.torrent-view-systems.com/datenschutz abrufbar.